パソコンのファイル整理の方法｜フォルダは3階層までで名前は日付から付ける

レポートの最新版がどれか分からず、同じ名前のファイルを3つも開いてしまう。

パソコンのファイルが探せなくなる原因は、ファイルの数より、置き場所と名前の付け方が決まっていないことです。

置き場所、フォルダの分け方、ファイル名の3つを決めれば、すぐに整理を始められます。

パソコンのファイル整理は置き場所を3つに決めるところから

パソコンのファイル整理は、まず「保存する場所」「作業中に置く場所」「一時的に受け取る場所」の3つを決めることから始めます。

ファイルが散らばる人の多くは、デスクトップ、ダウンロード、ドキュメントのあちこちに同じ種類のファイルを置いています。

どこに保存したかを覚えていないので、毎回探すことになります。

【保存する場所】ドキュメントにファイル整理用の親フォルダを作る

ドキュメントの中に、自分用の親フォルダを1つだけ作ります。

残しておきたいファイルは、すべてこの親フォルダの下に入れます。

保存先を1か所にしておくと、あとでバックアップするときもこのフォルダをコピーするだけで済みます。

【作業中に置く場所】デスクトップは今使っているファイルだけ

デスクトップは、その週に使うファイルだけを置く場所にします。

作業が終わったら、親フォルダの中に移します。

デスクトップのアイコンが画面の半分を超えたら、整理するタイミングだと考えてください。

【一時的に受け取る場所】ダウンロードしたファイルは週1回整理する

ダウンロードフォルダは、メールやブラウザから受け取ったファイルが自動で入る場所です。

ここに置いたままにすると、同じファイルが何個もたまっていきます。

週に1回、残したいものは親フォルダに移して、あとは削除しましょう。

フォルダは3階層までにして同じ階層は同じ分け方にする

フォルダの階層は3つまでにして、同じ階層のフォルダは同じ基準で分けるのが、パソコンのファイル整理で迷わないコツです。

階層を4つ、5つと深くすると、目的のファイルにたどり着くまでのクリックが増えます。

ファイルを置くのは一番下の階層だけにして、上の階層はフォルダだけにしておくと迷いません。

階層	分け方	学生の例	仕事の例
1階層目	大きな分類	01_学校　02_塾　03_個人	01_社内　02_取引先　03_個人
2階層目	科目や案件	01_数学　02_英語	01_A社　02_B社
3階層目	ファイルの種類	01_プリント　02_レポート	01_見積書　02_議事録

同じ階層に違う切り口のフォルダを混ぜない

たとえば2階層目に「数学」「英語」と並べたなら、その横に「提出済み」のようなフォルダは作りません。

科目と状態という別の基準が混ざると、どちらに入れたか分からなくなります。

提出済みかどうかは、3階層目やファイル名で分けます。

フォルダ名の先頭に2けたの番号を付けて並び順を固定する

フォルダ名の先頭に「01_」「02_」のような番号を付けると、名前順で並べたときに順番が変わりません。

よく使うフォルダほど小さい番号にすると、開いてすぐ目に入ります。

番号は10刻みで付けておくと、あとから間にフォルダを足せます。

ファイル名は日付と内容と版の順で付ける

ファイル名は「日付8けた_内容_v番号」の順にそろえると、並べただけで新しい順と最新版が分かります。

日付は年を4けた、月と日を2けたずつにした8けたの数字にします。

先頭が数字の並びなので、名前順で並べ替えるだけで古い順に並びます。

「最新」「最終」をファイル名に入れない

「レポート_最終」のあとに「レポート_最終2」ができると、どれが本当の最終版か分からなくなります。

版は v1、v2、v3 のように番号で付けます。

提出したものにだけ「_提出」と付けておくと、あとで見返すときに迷いません。

ファイル名の変更はキー操作でまとめてやる

ファイルを選んで F2 キーを押すと、名前を変える状態になります。

名前を入力したあと Enter ではなく Tab キーを押すと、次のファイルの名前の変更に進めます。

写真のように数が多いときは、まとめて選んでから F2 で名前を付けると、末尾に (1)(2)(3) と番号が付きます。

パソコンでファイルを探すときは検索と並べ替えを使う

ファイルを探すときは、エクスプローラーの表示を「詳細」にして、更新日時で並べ替えるのが一番早いです。

詳細表示にすると、ファイルの種類やサイズ、更新日時が一覧で見られます。

項目名をクリックするだけで並べ替えられるので、最近触ったファイルがすぐ上に来ます。

ファイル名を覚えていないときは検索欄に一部だけ入れる

エクスプローラーの右上の検索欄に、ファイル名の一部を入れると候補が出てきます。

検索は今開いているフォルダとその下のフォルダが対象です。

見つからないときは、親フォルダまで戻ってから検索してください。

毎日開くフォルダはクイックアクセスにピン留めする

フォルダを右クリックして「クイックアクセスにピン留めする」を選ぶと、左の一覧に表示されます。

3階層下のフォルダでも、1回のクリックで開けるようになります。

ピン留めは5個くらいまでにしておくと、一覧が長くなりすぎません。

使わないファイルはoldフォルダに移して外付けSSDに移す

3か月開いていないファイルは「old」フォルダに移し、ある程度たまったら外付けSSDに移すと、パソコンの中が散らかりません。

消すかどうか迷うファイルを無理に削除する必要はありません。

ただ、毎日使うフォルダに古いファイルが混ざっていると、探すときのじゃまになります。

迷うファイルは削除せずにoldフォルダに入れる

親フォルダの一番下に「99_old」というフォルダを作ります。

3か月開いていないファイルは、元のフォルダの形のままここに移します。

元の場所が分かるので、必要になったときもすぐ戻せます。

oldフォルダの中身は外付けSSDに移す

oldフォルダが大きくなったら、外付けSSDにコピーしてからパソコンの中のものを消します。

パソコンの保存できる量に余裕ができて、整理したファイルも探しやすくなります。

外付けSSDは小さくて軽いので、ノートパソコンと一緒に持ち歩く人にも向いています。

整理したパソコンのファイルは月1回外付けHDDにバックアップする

整理が終わったら、親フォルダを丸ごと外付けHDDにコピーして、月1回バックアップするのがおすすめです。

パソコンが壊れると、せっかく整理したファイルも一緒に開けなくなります。

保存先を親フォルダ1つにまとめてあれば、バックアップはそのフォルダをコピーするだけです。

パソコンから外付けHDDへのバックアップは4つの動作で終わる

1. 外付けHDDをパソコンのUSB端子につなぐ
2. 外付けHDDの中に、その日の日付8けたの名前でフォルダを作る
3. ドキュメントの中の親フォルダを、作ったフォルダにコピーする
4. コピーが終わったら、取り外しの操作をしてからケーブルを抜く

日付の名前でフォルダを分けておくと、前の月の状態にも戻れます。

外付けHDDがいっぱいになってきたら、古い月のフォルダから消していきます。

写真や動画が多い人は容量の大きいHDDを選ぶ

レポートや資料だけなら、ファイル1つの大きさは小さめです。

一方で、スマホから移した写真や動画は、すぐに何十GBにもなります。

写真や動画もまとめて残したい人は、2TBくらいの外付けHDDを選んでおくと、何年分かのバックアップを入れておけます。

パソコンのファイル整理は月1回10分の見直しで続く

一度整理したパソコンのファイルは、月1回10分の見直しを決めておくだけで散らからなくなります。

整理は1回で終わりではありません。

ファイルは毎日増えるので、見直しの日を決めておかないと、1か月ほどで元に戻ります。

月1回のファイル整理でやるのは3つだけ

1. デスクトップとダウンロードに残ったファイルを、親フォルダに移すか削除する
2. 3か月開いていないファイルを old フォルダに移す
3. 親フォルダを外付けHDDにコピーする

月末の日曜日など、日にちを決めておくと忘れにくいです。

スマホのカレンダーに毎月の予定として入れておくのもおすすめです。

最初は親フォルダを1つ作るところまでで十分

全部のファイルを一度に整理しようとすると、途中で疲れて手が止まります。

まずはドキュメントの中に親フォルダを1つ作り、その日に使ったファイルだけをそこに入れてみてください。

新しく保存するファイルを親フォルダに入れるようにすれば、古いファイルは月1回の見直しのときに少しずつ移していけます。