ファイルの整理整頓の方法は「分け方」と「名前」の2つで決まる

探しているプリントは、たいていカバンのクリアファイルの奥か、パソコンの「ダウンロード」の中にあります。見つからないのは片づけの回数が足りないからではなく、入れる場所と名前の決まりが無いからです。ファイルの整理整頓の方法は、紙もパソコンも「分け方」と「名前」の2つで決まります。この2つを決めれば、探す時間はほぼ無くなります。学校や塾のプリントと、授業で配られるPDFを両方持っている人ほど、効果が出ます。

ファイルが散らかる原因は受け取ったときに分けていないから

ファイルが散らかる原因は、受け取った瞬間に置き場所を決めていないことです。紙なら「とりあえずクリアファイルに挟む」、パソコンなら「とりあえずダウンロードに置く」。この「とりあえず」が積み重なって、探す時間が増えます。

受け取ったときに「今使う」「あとで使う」「もう使わない」の3つに分けるだけで、散らかり方は半分以下になります。

整理が苦手な人に多いのが、「あとで整理する」ための一時置き場を作ることです。パソコンなら「一時」「あとで」というフォルダ、紙なら机の上の山です。中身が見えない置き場は、そのまま何か月も放置されます。上位の整理術の記事でも、一時保管フォルダは作らないよう共通して書かれています。

もう1つの原因は、ルールを決めても書き残していないことです。思いついたときにルールを決めても、翌日には忘れて別の名前を付けています。決めたルールは、メモ帳のファイルか、ノートの1ページ目に書いておいてください。

紙のファイルは「教科と時期」で分けて立てて置く

紙のプリントは、教科で分けてから、時期で分けます。この順番を逆にすると、同じ教科のプリントが何冊ものファイルに散らばります。

クリアファイルは1冊1教科にして「今使う」プリントだけを入れ、テストが終わったら「終わった」用のボックスに移します。

やり方は次の順番です。

1. 教科ごとにクリアファイルを1冊ずつ用意し、背か表紙に教科名を書く
2. 配られたプリントは、その日のうちに教科のファイルに入れる
3. テストや単元が終わったら、そのプリントをファイルから出し、「終わった」用の箱に教科ごとに入れる
4. 学期が終わったら、箱の中身を見直して、解き直さないものは処分する

穴を開けて綴じるリングファイルは、入れ替えが面倒で続かない人が多いです。学校のプリントのように毎日増えるものは、差し込むだけのクリアファイルか、ポケットが並んだ仕分けファイルのほうが続きます。

保管するときは、平積みにせず立ててください。平積みは下のファイルを取り出すたびに崩れ、探す時間が増えます。ブックエンドかファイルボックスに立てて、ボックスの7割まで入ったら中身を減らします。空きが3割あると、出し入れで紙が折れません。

パソコンのファイルは階層3つまで、1階層に15個まで

パソコンのフォルダは、深くしすぎても浅くしすぎても探せなくなります。目安は階層3つまで、1つのフォルダに入れるフォルダは15個までです。

1階層目は「教科」か「用途」、2階層目は「学期」か「単元」、3階層目にファイルを置く形にすると、どのファイルもクリック3回以内で開けます。

フォルダ名の先頭には、「01_数学」「02_英語」のように2桁の番号を付けてください。番号が無いと、フォルダは名前の五十音順やアルファベット順に並び、よく使うものが下のほうに並びます。番号を10、20、30と間を空けて付けておくと、あとから間に足せます。

デスクトップには、今作業中のファイルだけを置きます。上位の記事では、デスクトップには作業中のものだけを置くよう共通して書かれていて、終わった作業のファイルを置きっぱなしにするのがいちばん多い失敗です。

「ダウンロード」フォルダは受け取り場所として使い、その日のうちに空にします。授業で配られたPDFも、ダウンロードした時点で教科のフォルダに移す習慣にしてください。

紙とパソコンで同じ分け方にしておくと、「数学のプリントはどこ」と考えるとき、両方を同じ順番で探せます。

ファイル名は「日付と内容と版」で決めて「最終」は使わない

ファイル名は、開かなくても中身が分かる形にします。上位の記事が共通して勧めているのは「日付＋内容」の形です。

「20260401_数学_課題プリント_v01」のように、日付8桁、内容、版番号の順で、区切りは「_」に統一します。

日付を先頭に置くと、名前順に並べただけで古い順になります。日付は「2026-04-01」でも「260401」でもかまいませんが、1つの形に決めたら混ぜないでください。混ぜると並び順が崩れます。

版は「v01」「v02」のように番号で表します。「最終」「最新」「完成」という言葉は使いません。直した瞬間に「最終」ではなくなり、「最終2」「本当の最終」が生まれるからです。

紙のファイルも同じ名前を使います。インデックスに「数学_1学期」と書いておけば、パソコンの「01_数学」の中の「1学期」フォルダと対応します。

整理する順番は「捨てる、直す、移す」の3つ

すでに散らかっているファイルを片づけるときは、順番が決まっています。捨てる、名前を直す、移す、の順です。

先にフォルダを作ってファイルを移してしまうと、散らかったまま場所が変わるだけで、あとから直す気が起きません。

1. 要らないファイルを消す。同じ内容が2つあれば新しいほうだけ残す
2. 残ったファイルの名前を、決めた形に直す
3. 番号付きのフォルダを作り、直した名前のファイルを移す
4. 迷ったファイルは「90_保留」フォルダに入れ、1か月後に中を見て消す

全部を1日でやろうとすると、途中で止まります。まず「今学期の教科」だけ、次に「去年の分」というように、よく使うものから順に手を付けてください。上位の記事でも、優先するファイルを選んで時間を区切ることが勧められています。

紙も同じ順番です。クリアファイルの中身を全部出し、要らないプリントを捨て、残りを教科と学期で分けてから、ファイルとボックスに入れ直します。

散らからない決まりは週1回10分の見直し

一度整えても、見直しを決めていなければ1か月で元に戻ります。決まりは週1回、10分だけです。

週に1回、デスクトップとダウンロードを空にし、机の上のプリントを教科のファイルに入れる。この10分で散らかりは止まります。

曜日と時間を決めてください。日曜の夜でも、週の最初の授業の前でも構いません。決めていないと「あとで」になります。

月に1回は「終わった」の箱とフォルダを見て、解き直さないものを処分します。学期の終わりには、その学期の教科フォルダを「終わった」に移し、新しい学期のフォルダを作ります。

紙のプリントで残す価値があるのは、間違えた問題と、テスト本番の問題用紙です。それ以外は、写真に撮ってパソコンの教科フォルダに入れれば、紙は捨てられます。

まずやることはルールを1つ決めてフォルダを3つ作る

ここまでの方法を全部やる必要はありません。まずやるのは、名前のルールを1つ決めることと、フォルダを3つ作ることです。

「日付_内容_版」の形を決め、「01_数学」「02_英語」「90_終わった」の3つのフォルダを作れば、その日から新しいファイルは散らかりません。

古いファイルの片づけは、あとからで構いません。新しく増えるものが決まった場所に入るようになれば、古いものは週1回の見直しで少しずつ片づきます。

紙のファイルも、教科のクリアファイルを2冊と、「終わった」用の箱を1つ用意するところから始めてください。道具を増やすより、分け方と名前を決めるほうが先です。